H/N sənədlər
26 may 2016
25 257
Təhsil müəssələrində kargüzarlıq işinin aparılması qaydaları..
Təhsil Nazirliyi sistemində yerli təhsili idarəetmə orqanlarında və təhsil müəssisələrində kargüzarlıq işinin aparılması və vətəndaşların müraciətlərinə baxılmasına dair yaddaş
İstinad edilən normativ hüquqi-aktlar
•Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 29 dekabr 1998-ci il tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması Qaydaları”;
•Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli,935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”;
•Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2015-ci il 14 iyul tarixli 569 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”
•"Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2015-ci il 30 sentyabr tarixli 1308-IVQ nömrəli Qanunu;
İstinad edilən normativ hüquqi-aktlar
•Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr tarixli 52 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması Qaydaları”
•Əmək Məcəlləsi
•Təhsil Nazirliyinin, Bakı Şəhəri üzrə Təhsil İdarəsinin müvafiq əmrləri, təlimat xarakterli sənədləri və s.
KARGÜZARLIĞIN TƏŞKİLİ MƏSƏLƏSİ
•Yerli təhsili idarəetmə orqanlarında və təlim-tərbiyə müəssisələrində kargüzarlıq işinin aparılmasına və vətəndaşların müraciətlərinə baxılmasına dair zona müşavirələrin(treninqlərin) keçirilməsi barədə Təhsil nazirliynin 27.10.2015-ci il tarixli 1024№-li əmrinə əsasən keçirilmiş müşavirələrdən sonra Bakı Şəhəri üzrə Təhsil İdarəsi treninq keçirildi.
•Müəssisələrdə sənədlərlə işləmə prosesi, sənədlərin hazırlanması, onların qəbulu, təsnifatı, icra üçün verilməsi, icrasına nəzarətin aparılması , ümumiyyətlə kargüzarlığın təşkili məsələsinə geniş yer verilir.
•Müəssisədə işin təşkili sənədlərin düzgün aparılmasından çox asılıdır. Sənədləşmə idarəetmənin əsasını və hərəkət formasını təşkil edir.
•Bu sahədə çoxlu problemlər,çətinliklər meydana çıxmışdır.Bu çətinliklərin mövcud olması, iş prosesinin gedişinə mənfi təsir göstərir və idarəetmə sisteminin fəaliyyətini zəiflədir.
•İdarəetməninin inkişafının formalaşdırılması sənədlərin hazırlanmasından, sənədləşdirmədən, sənədlərlə işin təşkilindən birbaşa asılıdır.
Kargüzarlıq prosesının gedişi qanunlarla, normativ aktlarla, vahıd dövlət kargüzarlıq sistemi ilə və xidməti sənədlərin hazırlanmasın-da istifadə olunan dövlət standartları ilə tənzimlənməlidir.
•Kargüzarlıgın texniki təşkilli və onun aparılmasının mədəni səviyyəsi müəssisənin idarəetmə fəaliyyətinə müsbət təsir göstərir.O,sadə və çevik olmalıdır.Sənədlərin hazırlanması zamanı səliqəli və diqqətli olmaq tövsiyə edilir.
•Müəssisələrdə kargüzarlıq işi kortəbii şəkildə deyil, normativ sənədlər əsasında aparılır. Qısa tərif versək, kargüzarlıq idarəetmə prosesində idarəetmə funksiyasını yerinə yetirən sənədləşdirilmə və sənədlərlə işin təşkilinə deyilir.
•Sənədlərin tərtibindən başlayaraq icrası başa çatdırılanadək olan dövr sənəd dövriyyəsi adlanır. Hər bir idarənin öz xüsusiyyətinə uygun olaraq sənədləşmə aparılır. Kargüzarlıq işi elmi əsaslar üzərində düzgün qurularsa, heç bir rəsmiyyətçiliyə və süründürməçiliyə yol verilməz.
Kargüzarlığın anlayışı və mahiyyəti
•"Kargüzarlıq” dedikdə, dövlət aparatında və müəssisələrdə sənədlərlə işləmə prosesi, sənədlərin hazırlanması, onların qəbulu, təsnifatı, icra üçün verilməsi, icrasına nəzarətin aparılması, sənədlərin saxlanması kimi başa düşülür. Kargüzarlıq işləri kortəbii şəkildə deyil, normativ sənədlər əsasında aparılır. Kargüzarlıq idarəetmə prosesində idarəetmə funksiyasını yerinə yetirən sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkilinə deyilir."Kargüzarlıq” sözü "kar” – iş, "güzar” – görmək, yəni idarəetmədə dəftərxana işlərini görmək sözündən ibarətdir:
Təşkilatlarda kargüzarlıq işinin aparılması, dəftərxana və ya xüsusi olaraq bu məqsəd üçün ayrılan əməkdaşlar tərəfindən həyata keçirilməsi:
•Kargüzarlığın aparılması işi bu məqsəd üçün ayrılan əməkdaşlar tərəfindən həyata keçirilir və rəsmiləşdirilir.
•Kargüzarlığın aparılmasına nəzarət təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən həyata keçirilir.
•Tabe müəssisələrdə kargüzarlığın aparılması qaydalarına riayət olunmasına nəzarət, onun tabe olduğu orqan tərəfindən həyata keçirilir.
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli,935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş Təlimata 10 nömrəli əlavə
Daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabı
Sənədin daxil olma tarixi və nömrəsiSənədi göndərən Sənədin tarixi və nömrəsiSənədin qısa məzmunu Kim baxmışdır və dərkənarİcraçıAlınma barədə imza və tarixSənədin kargüzarlıq xidmətinə qaytarılması tarixi Sənədin saxlandığı işin nömrəsi, vərəqlərinin sayı
Qeydiyyat vərəqəsinin nümunəsi
QEYDİYYAT VƏRƏQƏSİ (üz tərəfi)
Təşkilatın adı
Sənədin nömrəsi _______________və Kargüzarlıq xidmətinə daxilolma №-si
tarixi «____» _____________ il «____» _____________ il
Göndərən
______________________________________________________________________________________
Sənədin qısa məzmunu
Kimə göndərilmişdir. Dərkənarın müəllifi və məzmunu Sənədin forması, növü, vərəqlərinin,
barədə əlavələrinin sayı, müşayiət məktubu
qeydlər
(arxa tərəfi)
__________________________________________________________________________
İcranın gedişi
__________________________________________________________________________
İcranın nəticələri
Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər
•Təşkilatlarda sərəncam mahiyyətli sənədlərin (qərarlar, sərəncamlar, əmrlər) yaranması üçün hüquqi əsasları olmalıdır.
•«İşlətmək üçün kağız formatları» — 9327 — 60 dövlətlərarası standart üzrə A4 (210x297 mm) və A5 (210x148 mm) formatlı blank və kağızlardan istifadə edilir.
•Sənəd dövriyyəsi böyük olan təşkilatlarda ayrı-ayrı sənəd növləri üçün blanklar tətbiq edilir və onların üzərində mətbəə üsulu ilə sənəd növünün adı (qərar, protokol, əmr və s.) yazılır.
•İki və ya daha artıq təşkilat adından hazırlanan sənədlər blanksız tərtib edilir.
•Sərəncam mahiyyətli sənədlər üçün blanklar «Sərəncam sənədləri sistemi. Formulyar-nümunə» — 6.38-90 dövlətlərarası standart üzrə hazırlanır.
•Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanmalıdır. Müstəsna hallarda açıq rəngli, zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.
•Təşkilatlarda tez-tez təkrarlanan birtipli sənədlər (bildiriş, məktub və s.) tərtib edilərkən sənədlərin mətbəə üsulu ilə hazırlanan trafaret mətnli blankları tətbiq edilə bilər.
Təşkilat blankının nümunəsi
Azərbaycan Respublikası Dövlət gerbinin təsviri(«Azərbaycan Respublikasının Dövlət gerbi haqqında» Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş təsvirə uyğun olaraq)
AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASININ TƏHSİL NAZİRLİYİ
Poçt indeksi _________, Bakı şəhəri,
__________________________küç., _____,
«___» ______________ ______ilTel: ______________________________
Faks:_________________________
Elektron poçtu _____________________________
№ ___________
•Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli, 935 nömrəlli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş” Dövlət hakimiyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparıması dair” təlimata əlavə və dəyişikliklər edilmiş, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2015-ci il 14 iyul tarixli 569 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”qüvvəyə minmişdir.
•Bakı Şəhəri üzrə Təhsil İdarəsində, həmçinin Təhsil İdarəsinin tabeliyində olan bütün müəssisələrdə kargüzarlığın Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2015-ci il 14 iyul tarixli 569 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”a uyğun şəkildə aparılması təmin edilmişdir.
SƏNƏDLƏRİN HAZIRLANMASI ÜÇÜN ÜMUMİ TƏLƏBLƏR
•7.9327-60 dövlətlərarası standart üzrə A5 formatlı sənədlərin mətni bir sətirarası intervalla, mətbəə üsulu ilə nəşr edilən sənədlərin mətni iki sətirarası intervalla, qalan sənədlərin mətni isə bir yarım sətirarası intervalla çap edilməlidir.
•8.Sənədin hər abzasının birinci sətri sol sahənin hüdudundan beş-səkkiz çap işarəsi intervalı ilə çap edilməlidir.
Sənədin mətni
Sənədlərin rəsmiləşdirilməsi üçün ümumi tələblər
•1.Sənəd, ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədi ilə rəsmiləşdirilməlidir. Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması, təsdiq edilməsi və ona möhür vurulması vasitəsi ilə həyata keçirilir.
•2. Bir qayda olaraq, sənədin bütün nüsxələri imzalanır.
•İmzanın tərkibinə sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsinin adı, onun şəxsi imzası, soyadı və adı daxildir.
•3.Əgər sənəd blankda tərtib edilmişdirsə, sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi qısa şəkildə göstərilir (məsələn:Direktor (imza) (adı və soyadı).
•4. Əgər sənəd blankda tərtib edilməmişdirsə, sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi tam şəkildə göstərilir (məsələn:
•350№li məktəbin direktoru (imza) (adı və soyadı)(tarix)
•5.Təşkilatlara göndərilən sənədlər göndərən təşkilatın rəhbəri və ya onun müavinləri tərəfindən imzalanır.
•6.Dövlət orqanının rəhbərinə göndərilən sənədlər göndərən dövlət orqanının rəhbəri tərəfindən, o olmadıqda isə onun vəzifəsini icra edən müavini tərəfindən imzalanmalıdır.
7.Əgər sənədi imzalamalı olan şəxs yoxdursa, sənəd onun müavini və ya vəzifəsini icra edən şəxs tərəfindən imzalanmalıdır. Bu zaman sənədi imzalamış şəxsin faktiki vəzifəsi, adı və soyadı göstərilməlidir. Sənədi «əvəzinə» sözünü yazmaqla və ya vəzifənin adının qabağına xətt çəkməklə imzalamaq qadağandır.
8. Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilməmişdirsə, ona möhür vurulmalıdır. Əsli təsdiq edilməli olan maliyyə sənədlərinə, arayışlara, vəsiqələrə, nizamnamələrə, əsasnamələrə, əmək kitabçalarına, sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması aktlarına, habelə lazımi hallarda başqa sənədlərə imza qoyulması ilə bərabər Azərbaycan Respublikasının Dövlət gerbi əks olunmuş möhür vurulur.
9. Möhür vəzifə adının və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır
Göndərilən sənədlər
Göndərilən sənədlərdə (məktublarda, məlumat xarakterli arayışlarda, məlumat vərəqələrində) ünvan sahibinin rekvizitləri dəqiq göstərilir. Bu məqsədlə aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir:
I.sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin adı və soyadı yazılır;
II.sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilirsə, təşkilatın və ya onun struktur bölməsinin adı yönlük halda yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikasının Təhsil Nazirliyinə);
III.sənəd konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanırsa, o zaman təşkilatın adı yiyəlik halda, sənədin ünvanlandığı vəzifəli şəxsin adı və soyadı isə yönlük halda yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyinin ___________________ (struktur bölməsinin rəhbəri) cənab________________);
IV.Məktub göndərilənin poçt ünvanı (poçt indeksi, şəhər (rayon), qəsəbə (kənd), küçə və evin nömrəsi) tam şəkildə göstərilir.
V.Əgər sənəd fiziki şəxsə göndərilirsə, əvvəlcə onun poçt ünvanı, sonra soyadı və adı göstərilir. Təşkilatlara göndərilən sənədlərdə sənədi alanın poçt ünvanı yazılmır.
VI.Sənədin nömrəsi bir qayda olaraq, işin nomenklatur üzrə nömrəsindən və sənədin qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir.
Sərəncam mahiyyətli sənədlər
•Sərəncam mahiyyətli sənədlərə və protokollara müstəqil olaraq hər sənəd növü daxilində verilən qeyd nömrələri onların nömrələridir.
•Sənədin məqsədəuyğunluğunu və ya əsaslılığını qiymətləndirmək zəruri olduqda, sənədin razılaşdırılması tələb olunur.
•Razılaşdırma təşkilat daxilində və ya müxtəlif təşkilatlar arasında həyata keçirilir. Bunun üçün sənədlər imzalanmazdan əvvəl, onlara müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən viza verilməlidir.
•Təşkilat daxilində razılaşdırma müvafiq struktur bölmələrinin rəhbərləri arasında həyata keçirilir.
•Sərəncam mahiyyətli sənədlərin layihələrində icraçı tərəfindən birinci nüsxədə mətnin axırıncı vərəqinin arxasında viza qoyulur.
•Göndərilən sənədlərdə vizalar təşkilatda qalan nüsxədə qoyulur. Vizanın tərkibinə viza verən şəxsin soyadı və adı, onun şəxsi imzası və tarix daxildir.
•Sənədlə əlaqədar qeydlər ayrıca vərəqdə yazılır. Bu zaman viza aşağıdakı kimi göstərilir:
a.(imza) (adı və soyadı)
b.(tarix)
c.Qeydlər əlavə olunur.
d.(adı və soyadı)
e.(tarix).
Sənədlərin surətlərinin çıxarılması, çoxaldılması və stenoqrafiya işlərinin həyata keçirilməsi.
•Sənədlərin surətlərinin çıxarılması üçün müvafiq rəhbər vəzifəli şəxsin göstərişi və ya icazəsi tələb olunur.
• Struktur bölməsinin rəhbəri surətlərin miqdarını, göndəriş ünvanlarını müəyyən edir və sifariş blankını imzalayır. Sənədlərin surətlərinin aidiyyəti tərəflərə verilməsi təşkilat rəhbərliyinin icazəsi ilə həyata keçirilir.
•Sənədin surətləri kompüter (makina) üsulu ilə təşkilatın blankında deyil, adi vərəqdə hazırlanarsa, blankın rekvizitləri daxil edilməklə, sənədin mətni tam şəkildə köçürülür. Surətin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə «Surət» qeydi yazılır.
•Əsli imzanı eynən təkrarlamayan, kompüter (makina) üsulu və surətçoxaldıcı texniki vasitələrin köməyi ilə əldə edilmiş surətlər, onların əsli ilə düz olmasını təsdiq edən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanır və müvafiq hallarda möhürlənir.
•Surətlərin təsdiq edilməsi üçün sənədin «imza» rekvizitindən aşağıda sol sahədə «Düzdür» təsdiqləyici imza əlavə edilir, surəti təsdiqləmiş şəxsin vəzifəsi, onun şəxsi imzası, adı və soyadı təsdiq edilmə tarixi göstərilir və möhür vurulur (məsələn: Düzdür: Kargüzarlıq xidmətinin rəhbəri (imza) (adı və soyadı) (tarix).
•Surətçıxaran texniki vasitələrin köməyi ilə çoxaldılmaq üçün sənədin əsli verilir, surətləri çıxarıldıqdan sonra qaytarılaraq işlərə daxil edilir. Sənədin əsli və çoxaldılmış əlavəsinin nüsxələri eyni nömrə ilə qeydə alınır.
•Təşkilat rəhbərinin yanında keçirilən iclasların və müşavirələrin stenoqramları hazırlanır, müvafiq qaydada rəsmiləşdirilir və kargüzarlıq xidmətində saxlanılır
Aşağıdakı sənədlər xüsusi nəzarətə götürülür:
•Bilavasitə qanunvericilik aktlarının icrası ilə əlaqədar sənədlər;
•Dövlət hakimiyyəti orqanlarının və ya yuxarı təşkilatların icra müddəti göstərilən tapşırıqlarını nəzərdə tutan sənədlər;
•Təşkilatların özlərinin icra müddəti göstərilən tapşırıqlarını nəzərdə tutan sənədlər.
Sənədlərin icrasına nəzarət, nəzarət vərəqələrində qeydlər edilməklə aparılır (13 nömrəli əlavə)
•Ümumtəhsil məktəbinə aid sənədlərin aparılması və saxlanması Qaydaları”"Ümumtəhsil məktəbinin Nümunəvi Nizamnaməsi”nin 11-ci bəndinə uyğun hazırlanmışdır və tabeliyindən, mülkiyyət formasından asılı olmayaraq, respublika ərazisində fəaliyyət göstərən bütün ümumtəhsil məktəblərinə şamil edilir.
•Bu "Qaydalar” məktəb sənədlərinin aparılması və saxlanması ilə bağlı ümumi tələbləri müəyyən edir.
•Ümumtəhsil məktəbində həyata keçirilən müxtəlif istiqamətli fəaliyyətlərin yekun nəticələri, bir qayda olaraq, məktəb sənədlərində rəsmiləşdirilir.
•Məktəb sənədlərinə tədris-pedaqoji və maliyyə-təsərrüfat sənədləri aiddir.
•1.Şagirdin şəxsi işi.
•2.Sinif jurnalı.
•3.Dərsdənkənar məşğələ jurnalı.
•4.Ümumi orta təhsil haqqında şəhadətnamə blanklarının uçotu və verilməsi kitabı.
•5.Tam orta təhsil haqqında attestat blanklarının uçotu və verilməsi kitabı.
•6.Qızıl və gümüş medalların uçotu və verilməsi kitabı.
•7.Şagird kontingentinə aid əlifba kitabı.
•8.Pedaqoji işçilərin uçotu kitabı.
•9.Pedaqoji şuranın protokol kitabı.
•10.Məktəb üzrə əmr kitabı.
•11.Buraxılan və əvəz edilən dərslərin uçotu kitabı.
•12.Günüuzadılmış qrup jurnalı.
•8.Məktəb pedaqoji şurasının protokol kitabı
Kitab məktəbdə daimi saxlanılır.
•9.Pedaqoji işçilərin uçotu kitabı
Kitab məktəbdə daimi saxlanılır.
•10.Buraxılan və əvəz edilən dərslərin uçotu kitabı
Kitab məktəbdə daimi saxlanılır.
•11.Məktəb üzrə əmr kitabı
Əmr kitabı məktəbdə daimi saxlanılır.
•12.Günüuzadılmış qrup jurnalı
Jurnal məktəbdə 5 (beş) il müddətində saxlanılır
